前幾天Google推出了Inbox by Gmail ，好不容易等到了邀請並開始實際使用。對我來說這個新服務非常好上手，因為他基本上完全符合我一直以來分享的各種將郵件任務化、時間管理化的精神。不過，你可能需要一些時間管理概念，才能上手 Google Inbox 。
試想看看，你每天收到幾十封郵件，裡面可能只有五六封重要的，在這幾封郵件裡，還分為有今天要處理的，等幾天才需要處理的，有誰可以幫你把這樣的郵件處理流程整理好？
在之前，除了聘請一位秘書，大概沒有人可以幫你完成這些瑣碎的郵件整理工作。 Google 推出的「 Inbox by Gmail 」，正是這樣一位聰明主動的郵件秘書，他將會自動幫使用者完成上述的郵件整理與反應。
不過，Google Inbox 是不是真的像上述講的那麼神奇？是的。是不是真可以提升效率？是的。
不過，是不是適合所有 Gmail 用戶？答案是：不是的。以已經實際使用後的心得來看，什麼樣的人適合 Google Inbox 呢？
1. 喜愛時間管理，了解任務管理哲學的人。
2. 可以把郵件視為任務處理的人。
3. 在 Gmail 時已經善用清空收件匣等方法的人。
4. 對於 Google Now 智慧型助理有興趣的人。
下面，我就要依據實測心得，幫大家解密 Google Inbox by Gmail 的 10 個重要功能，並帶你一窺 Google Inbox 的全貌。（本文說明時，我以 Inbox by Gmail Android App 版本為例，不過所有的介面與操作在各平台版本都是一樣的）
一、待辦、延遲、完成：這是一個時間管理系統
Google Inbox 幫助你「重新管理」Gmail，而採用的是很接近 GTD 的時間管理方法。所以我們一開始要把握一個大原則， Google Inbox 其實打破了郵件分類，把所有郵件視為三種主要屬性：待辦、延遲、完成。
你的郵件，或者說你的任務，一定是在這三層流程裡流動。要不是準備執行的待辦狀態，就是稍後處理的延遲狀態，若都不是，那就是應該丟入垃圾桶，或是進入完成封存中，這樣你才能專注並提高效率。
Inbox 主動的幫助我們把郵件「排上行動的道路」，行動是最好的整理，整理不是放著不動，而是要執行完成，下面的 Inbox 功能都是以這樣的原則來設計。所以在使用 Google Inbox 時，你最常做的事情應該是「封存」，也就是「完成」，只要按住郵件往右滑動，就可以幫郵件打勾，而這封信便會消失在你的收件匣（ Inbox ），封存在你的已完成任務裡。於是，你的收件匣將會只剩下等待執行的重要任務。
二、時間提醒、地點提醒：聚焦當下、未來勿忘
除了已經完成的郵件，還有一種郵件不需要出現在收件匣，那些「不是現在該處理」的任務。 Google Inbox 可以用時間提醒與地點提醒兩種方法，幫我們暫時隱藏這些應該延遲的郵件。
例如我收到一封旅館訂房確認郵件，但上班時間不宜處理，我想「留到回家再看」，這時候 Google Inbox 可以讓我設定「回到家時」，才彈出郵件通知，而在此之前這封郵件將會暫時隱藏，不會出現在收件匣。
因時制宜，或因地制宜，這是時間管理避免多餘干擾的關鍵原則。
在 Google Inbox 中只要把郵件往左滑動，就會出現黃色的延後提醒功能，提醒時可以設定時間或地點，在設定地點時會出現我們的住家、公司可以選擇，也可以輸入關鍵字搜尋任何店家與地址。
設定完提醒的郵件就會從收件匣隱藏起來，而只要設定的時間到達，或我來到了設定要提醒的地點，那麼這封郵件就會彈出通知，重新回到收件匣來讓我處理。
Google Inbox 有定位功能，透過追蹤我們的位置，來達到正確的地點提醒。
三、釘選郵件：把一封信，變成一件待辦任務
你的收件匣應該就是你的待辦清單，而你的待辦清單中，應該有一些「特別重要」的事情。
在 Inbox by Gmail 裡，可以把重要的郵件任務加以「釘選」，釘選時可以看到郵件內文上方會出現一個「 Remember to （記得要去做什麼）」的輸入欄位，這裡可以讓用戶隨意填寫筆記備忘。
這個功能要怎麼利用呢？例如我收到 Inbox 的邀請信，我想要執行一個任務就是測試完後寫成部落格文章心得，這時候我可以在這封邀情郵件上方，釘選後加入這個任務提示，提示我自己「應該怎麼去處理這封郵件」，以免以後忘記。
在你的 Google Inbox 收件匣中，可以看到這些釘選的待辦郵件上會出現你寫下的任務筆記，這就讓你瀏覽清單時，更知道每一封郵件應該怎麼處裡，或者說，你要記得先去做些什麼事情。
我覺得這是一個簡單但很棒的設計，對我們來說，重要的其實不是郵件內文，而是「我們要對這郵件做什麼動作」，而這個筆記欄位，給了我們一個很棒的提醒位置。
而且，一旦「加上釘選」的郵件，在 Google Inbox 的主收件匣中，會依據日期或 Bundle 群組自動排列在自己群組的最上方，例如這個月還有 10 封尚未處理的郵件，但其中有一封有加上釘選與待辦筆記，那麼這封釘選郵件就會如下圖那樣，出現在這個月的郵件群組的最上方。
總之，就是一旦加上釘選的郵件，就會在 Inbox 裡以各種顯眼的方式提醒你他的存在，讓你明確知道自己的待辦任務。
此外，加上釘選的郵件，可以保證不會在「一次刪除全部群組郵件時」跟著一起被刪除，會保留下來，類似「保留不刪除」的功能。
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