有聽過電腦玩物現場分享 Evernote 講座的朋友，應該會發現對於還不熟悉這個雲端筆記服務的初學者，我喜歡從旅行、生活整理經驗的分享開始，例如「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略 」、「不再找不到東西的整理術：我用 Evernote 收納這些生活雜物 」，這些有趣的應用，比較不枯燥，也能引起大家的學習興趣。
但是如果對我來說， Evernote 對我造成最大改變的，則是在職場的工作效率上。
以前學生時代使用 Evernote（那時候還是沒有雲端服務的上個世代 Evernote ），可能就是覺得整理資料、處理論文大綱很方便。但是進入職場後，真正覺得 Evernote 可以成為（也已經成為）我的最佳工作平台。
一年多以前，我寫過一篇「活用 Evernote ，你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學 」獲得很多轉載傳閱，但是那一篇是屬於功能操作的教學。而今天這篇全新的活用 Evernote 文章，我想分享的是在職場上，哪些 Evernote 筆記術對我造成工作效率的最大「革命」？
一、收集一切
我的第一條 Evernote 工作法則，就是把 Evernote 當作工作上的第二大腦，讓 Evernote 成為我的完全記憶中心（延伸閱讀：兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法 ）。
在 Evernote 裡除了文字筆記外，也可以收集照片、錄音，或是插入各種格式的檔案，基本上工作過程的所有資料都可以收集到 Evernote 裡面。
這有兩層意義，第一層意義是我們在「工作行動中」一定會產生許多瑣碎的「額外資訊」，就好像倒水時總會不小心噴出幾滴，例如工作往來郵件裡客戶忽然交代了一件另外的任務，在處理編輯主要工作時忽然想到了另外一個工作的想法，這些「溢出來」的訊息怎麼辦？不理他就會忘記，一旦處理又打擾了目前工作進度。
這時候我立刻全部先收集到 Evernote ，以免忘記，又能迅速回到當前工作進度中。
第二層意義是當資訊統一收集到 Evernote 後就能成為一個有效的整理平台「讓我集中處理所有工作」，重要的專案、主要的任務，以及收集起來的那些瑣事，集中在 Evernote 裡，方便我隨時調整重要性次序，安排工作時間。
之前我寫過「把瑣事管理好？專案做到死也做不好 」，透過 Evernote 的收集與統整，成為一個有效的工作排程中心，我可以更輕易地集中在最重要的當前任務上。
二、用寫下幫助思考
Evernote 是一個可以在各種裝置上使用的工具，做筆記本身的功能又很方便，所以我可以在開會時利用平板快速記錄，在咖啡廳用筆電快速書寫，在辦公室用電腦重新整理，這樣的便利性讓我養成「隨時隨地都在做筆記」的習慣。
而這個習慣最大的好處就是：「用書寫來幫助我的思考」，在「通勤族時間更多，每天三小時神聖時間幫我完成更多事 」一文中我提過即使在通勤公車上，當我思考到某些工作關鍵問題時，我就會開始拿出 Evernote 做筆記，而這些靈感想法就能在回到辦公室時打開電腦版的 Evernote 進行整理與延伸。
更進一步的，「寫下」這個動作，才是最好的思考方式，不只是因為寫下所以不會忘記，而是當「把想法轉換成文字、清單」後，才能開始賦予天馬行空的靈感真正的邏輯性，也會開始了解他們的可行性，寫下是對想法實踐最好的「驗算」。
而且，善用有效果的做筆記方法，例如試著跟自己辯論，試著把想要做什麼變成如何做什麼（參考：從改變你記錄事情的方法開始，工作上的做筆記心得分享 ），可以讓書寫變成一種激發靈感與想法的技巧，你會發現愈寫，就能想到愈多。
有時候朋友說我在工作上可以想得很深入，或是怎麼點子源源不絕，其實依靠的就是單純的書寫做筆記來幫助思考而已。
三、紙本行動、數位備份、再次數位行動
經過多年的實踐，我覺得「無紙化工作」不是說工作流程都不再使用紙張，因為明明很多時候確實紙張的傳遞更加明確與快速。對我來說，現在無紙化的意義是「紙本行動、數位備份、再次數位行動」。
有時候即時的工作文書，我們用紙張來完成，但接下來工作結束後這些紙張怎麼整理？整理到資料夾很佔空間（更多時候是懶得整理而開始凌亂），於是我就用數位備份的方式，拍照掃瞄輸入 Evernote 。
但是更重要的問題是：下一次想要使用時怎麼辦？可能要找參考資料，可能未來工作有用，而整理到實體資料夾的紙張只要年代久遠其實找起來都很不容易，反而是數位備份後，更容易搜尋，更利於「第二次、第三次行動」。
就好像 Evernote 內建的「名片相機」功能，在活動當下我們用紙張交換名片，事後我用 Evernote 將所有名片數位化整理，實體名片就直接丟棄，但是未來有任何需要使用的機會，我可以透過數位搜尋在 Evernote 快速找出名片本身，以及我和這位朋友認識的相關資料。
四、建立工作上的私人維基百科
當我工作上的一個專案裡有 100 則筆記，當我的整個 Evernote 中有上千則工作記錄，當我不斷的把各種想法靈感、參考資料丟進這個雲端筆記後，這龐大的資料就可以開始成為我私人的維基百科。
擁有私人維基百科，就好像擁有一個你自己專屬的智囊團，這裡面的知識是「和我緊密相關的」，而且不只有外面搜集進來的資訊，也有我自己在工作期間產生的所有專業經驗，後者是 Google 絕對搜尋不到的東西，只有透過「我自己長期累積」才能獲得。
而這樣一個私人的智囊團，常常可以成為自己工作上決一勝負最好的寶庫，讓我們總是能比別人更快處理更多關鍵資訊。
更進一步的，我會善用「記事連結」這個關鍵 Evernote 操作技巧，真的建立起不同筆記之間像是維基百科的連結，讓筆記真正成為工作上有用的知識庫。
五、在同一個地方找到我需要的所有資料
經由第一條筆記術建立的習慣，無論來自什麼地方的工作資料，我都統一在 Evernote 中完成整理，於是帶來的另外一個好處是，未來我需要找之前的某一則工作資料時，我不用去想應該在哪裡找，到底在郵件裡呢？還是在辦公桌的紙本資料夾裡？
對我來說，找古往今來所有工作任務的唯一地方就是 Evernote ，這讓我「總是能」找到東西，不會忘記把東西放在哪裡，也可以更快速的找到。
尤其善用「Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學：活用搜尋不只是找筆記」，更可以幫助我快速的找到需要的重要資料。
（後面還有：第六到第十條）
留言列表
留言列表
