很多朋友都跟我說,幾年前我寫的這篇:「Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜」簡單的概念文章,對他們的 Evernote 筆記分類方式起了非常重要的影響。
我用要建立會翻開的抽屜的概念,提出不要把筆記分類當作資料庫,而要用你的工作行動流程去分類,並且在標籤的使用上,我提出了用標籤做時間管理的想法。
即使到現在,我自己的 Evernote 分類原則也還是維持著那時候提出的構想,起碼在我自己身上證明,那樣的分類是有用的、簡潔的,並且具有行動力的。
不過,這中間當然也有經過很多細部的修正,例如 Evernote 現在已經具備「時間提醒」功能,那麼標籤的時間管理可能就又不同的方法。於是,今天這篇文章,我想拋磚引玉,秀出我現在的標籤分類案例,也歡迎大家把你們的標籤分類想法、用法,分享在留言裡一起來討論交流。
Evernote 現在有時間提醒了,不過對於把 Evernote 當作待辦清單的我來說,這樣的任務排成還少了一個環節,那就是標示出哪些任務是最重要的、哪些任務是最緊急的,
這樣我才可以在打開筆記時,優先處理重要任務。Evernote 裡沒有這種星號重要標記功能,那麼我就用標籤自己來做,只要把筆記加上重要、緊急標籤,就能快速過濾重要筆記,而當筆記任務完成後,就把筆記上的相關標籤去除。
標籤使用更有動態改變的彈性,去除筆記的標籤,對筆記本身沒有影響(相對於放在記事本中來說),所以很多需要一直改變的「註記」,我可以用標籤來製作。
完整作法參考:用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務
我喜歡在 Evernote 中收集想去玩的地點,但是應該怎麼分類這些旅行資料呢?
我回頭思考自己真的想要規劃旅行時,首先想的是什麼?我發現,我首先會去想的是,哪些地點適合一天內的旅行?哪些地點適合兩天以上要住宿的旅行?因為我發現規劃旅行的源頭是旅行的長短,所以我把旅行的長短當作標籤,設計出「一天內的旅行地點」、「兩天以上旅行地點」的標籤,當我收集旅行資料時,就順手加上這樣的標籤。
而等到我要規劃旅行時,就可以快速過濾出一天內旅行地點,而找出我這次想去的週末半日小旅遊行程了。
如果有「一大堆類似資料」是有學習進度,或是需要評分,那麼也很適合用標籤來製作自己的進度管理。
我自己具體的例子是用在購物欲望管理上,我設計了想要、需要、昇華、滿足四種標籤,當我想要買一個東西時,剪貼到 Evernote 中並加上想要標籤,接著我會有幾天猶豫思考自己到底要不要買?如果覺得真的有需要,就加上需要標籤,而我規定自己只能購買有加上需要標籤的筆記。
透過這樣的練習,自己幫自己評分,來控管不要只是買想要的東西,而可以買需要的東西,並且讓更多身外之物昇華。
更詳細的教學請參考:我的 Evernote 欲望清單,用筆記節制衝動購物念頭
在使用 Evernote 記錄我的工作、人生經歷後,當筆記愈來愈多,我發現要回憶人生裡一些重大事件時,變得有點麻煩,有時候難免資料會散在一些不同的地方,或是跟同時期的很多其他事情混在一起,這時候如果想要更好的集中回顧,怎麼把一個事件的相關資料收納在一起?
我就利用標籤來製作自己的「大事記」,用年月日事件當作名稱,把這個事件相關的筆記加上標籤,這樣我要回顧時就變得簡單的多。
而且,這樣我的記事本就會變得更加簡潔。
例如我可以只有一個「辦公室結案」的記事本,然後用標籤去過濾出裡面每一件完成的專案任務就好。另外一件專案裡面可能有 100 則筆記,但只有 10 則是真的重要的,其他只是資料,那麼我可以只把這 10 則筆記加上大事記的標籤,方便回顧。
大家應該都有看過我寫的 Evernote 名片管理方法,我把名片拍照丟進 Evernote 中,方便以後搜尋。(參考:
丟掉名片夾? 如何用懶惰輕鬆的無紙化方法整理名片)
不過當名片收集愈來愈多後,我發現需要一個更有效地尋找方法,幸好,在 Evernote 中的標籤可以做「多層樹狀資料夾」的管理,這是記事本分類做不到的。
於是,如果是一大群很瑣碎的資料,而且必須作多層次的分類,例如論文資料的章節,或是我這邊想要幫名片做多層次的資料管理,這時候就可以使用標籤功能。我把名片筆記都加上名片的標籤,然後在下一層繼續做不同的名片分類。
就像前面也有提到的,我會使用標籤的其中一個時機,就是我希望記事本更簡潔,或是這些資料應該優先放在同一個記事本會比較好搜尋,但是又需要更多層的分類時,這個更多層的分類就可以交給標籤。
例如整理家中雜物的筆記(延伸閱讀:不再找不到東西的整理術:我用 Evernote 收納這些生活雜物),我用標籤區隔出這些雜物筆記的類別,例如「收納」標籤表示這則筆記是記住家裡一些重要東西的擺放位置。
例如「重要帳戶資料」就是收納我的一些私人重要文件或帳戶資料。
但是,上面這些筆記其實都統一收納在一個叫做「家裡的資料」的記事本中,這樣筆記分類不會太瑣碎,但又因為標籤而可以滿足會用到的分類需求。
有時候,我也會隨便加上當下想要的「臨時標籤」,這樣的標籤通常用來指示我記得去執行一個什麼行動。
例如我找到一個很棒的網站,覺得裡面有很多文章可以讀一遍,我會用 Evernote 剪貼裡面的文章,然後就很隨興的加上一個「這個網站的文章值得全部讀一遍」的標籤。
這樣一來,這個標籤會一直出現在左方的標籤列提醒我,我就會記得去做這件事情,也可以在收集筆記時,記下我要「拿這則筆記怎麼辦」。我自己實際的經驗是,這會是一個有效的提醒方式,而等到做完時,再刪去臨時標籤就好。
以上,就是我目前使用的一些很具體的標籤應用,不知道是否可以提供大家一些參考?最後,再次邀請大家一起來留言分享,你會使用什麼樣的 Evernote 筆記標籤方式?
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